Een van de meest wijze lessen die ik tijdens het starten van onze onderneming heb geleerd: “Zorg dat je weet hoeveel tijd iets kost”. Een uurtje hier, een uurtje daar. Voordat je het weet zit je op 40, 50, 60+ uur per week.

Maar wat doe je in deze tijd, en met welke werkzaamheden ben je hoe lang bezig?

Erg cliché, maar: “meten is weten”. Want alleen door te weten hoeveel tijd je ergens aan besteed kun je beter, sneller en efficienter gaan werken. Alleen door te weten hoeveel tijd iets kost kun je het beter, sneller en efficienter maken.

Gebaseerd op deze kennis kun je keuzes maken: dingen schrappen, optimaliseren of juist een full-time werknemer aannemen. Sterker nog: gebaseerd op deze kennis kun je de conclusie trekken of dat het ondernemen het waard is of dat je net zo goed in loondienst kan werken (wat we niet hopen)…

Hoe dan?
Wij gebruiken sinds kort Harvest, een internet tool (via website en desktop) waarmee je je eigen tijd en die van je medewerkers kan monitoren. Hiermee meten we voor al onze werkzaamheden hoeveel tijd we ermee kwijt zijn: (interne) projecten, communicatie intern/extern, aquisitie, support, enz.

Maandelijks rolt er een korte rapportage uit waar op we kunnen zien “welke klant / project ons hoeveel tijd heeft gekost” en hoe dat zich verhoud met het beschikbare budget daarvoor. Dit met doel om ons zelf te evalueren en onze  onderneming te verbeteren.

Ervaring of “aan de slag”(?)
Naast Harvest zijn er nog talloze anderen tools die dit soort zaken mogelijkmaken. Zoals project recon, tick en timepost. Welke beter of fijner is, zal aan de situatie en gebruiker liggen.

Wij zijn dus benieuwd naar uw (positieve / negatieve) ervaringen  en uw mening, gebruikt u dit soort tools of een andere methode?

Kortom (hoe) meet en/of weet u? We horen het graag.