Zoals ik al eerder vertelde ben ik na het lezen van the four hour work week stappen gaan ondernemen om Yeon te automatiseren en zo mijn tijd beter in te delen. De eerste stap was de automatisering van de meest arbeidsintensieve taak: de invoer van evenementen.

Dat werkt nu prima, de aanbieders op Yeon hebben nu een eigen cms waarin ze de congressen en trainingen zelf kunnen invoeren, aanpassen en de statistieken kunnen bekijken. De meeste aanbieders vinden het zelf kunnen plaatsen en aanpassen ook een grote stap vooruit. Yeon doet nu alleen de eindredactie van deze plaatsingen zodat de kwaliteit van de content ook voor partnersites gewaarborgd wordt. Dat scheelde dus al veel werk. Volgende stap is het proces van klant worden, tot nu toe arbeidsintensief, een mailtje naar Yeon en wij maken een profiel aan, mailtje terug etc. Eind 2009 zal ook dit proces tot het verleden behoren en kan de klant geheel automatisch klant worden, inlog aanvragen en aan de slag gaan met events plaatsen.

Naast tijdsbesparing was er nog een reden voor mij om dit door te voeren. Ik wilde namelijk heel graag zonder eigen personeel en kantoor mijn bedrijf opbouwen. Overal kunnen werken die vrijheid weer terug. De afgelopen twee maanden heb ik een test gedaan, ik heb twee maanden in Spanje doorgebracht en gekeken of het inderdaad niet uitmaakte waar ik werkte. Het ging boven verwachting! In het zonnetje werken aan je bedrijf is ook geen verkeerde ervaring. Het enige dat ik daarvoor wel nodig had is een bedrijf dat mijn backoffice regelt (telefoon opneemt en de klant te woord staat als ik niet bereikbaar ben) hiervoor heb ik een zeer servicegericht bedrijf gevonden www.yourassistant.nl

Nu ben ik weer terug in Nederland en klaar voor de volgende stap: complete database automatisering. Gelukkig heeft mijn vriend een CRM/database programmeer achtergrond en kan ik tegen geringe kosten deze slag slaan. Nu wordt alle data in 1 mooie database gezet, gekoppeld op alle mogelijke manieren. Dit gaat ervoor zorgen dat ik elke dag real time in 1 oogopslag in een op maat gemaakt dashboard kan zien hoe Yeon erbij staat, rapportages kan uitdraaien, alert mails kan versturen en (dat gaat echt veel schelen) geautomatiseerd de facturatie kan uitdraaien (nogal een werkje als je op basis van leads, kliks en affiliate basis werkt).

Kom ik al op de four hour work week? Nee, dat lukt nog niet. Maar nu is mijn werk al gehalveerd en werk ik netto 4 uur per dag aan Yeon. Met deze volgende stap hoop ik dat terug te brengen naar 2 uur. Dan heb ik het over operationeel werk. Want de bedoeling is dat ik zo meer tijd kan steken in de partners en samenwerkingen. Ondertussen doe ik ook meer met de ervaringen van de afgelopen jaren en help andere ondernemers met hun online vraagstukken en zet ik nieuwe online initiatieven op. De paraplu hiervoor is www.silverspringcompany.nl waarmee ik zo langzamerhand een soort online uitgever van nieuwe pilots ben geworden. Zo kan ik online veel uit proberen en het geleerde gelijk weer toepassen op de andere sites en projecten bij andere ondernemers. Zo ben ik langzamerhand dus meer bezig met ontwikkeling dan met operationele zaken en dat maakt gelukkig en voelt vrij..